U bent hier

Hoe pakt Noordwest Ziekenhuisgroep fase 2 van hun geïntegreerde EPD aan?

Noordwest Ziekenhuisgroep

Op 22 juni 2018 heeft Noordwest Ziekenhuisgroep één geïntegreerd EPD in gebruik genomen voor circa 4.000 medewerkers op 6 locaties. Daar is heel veel aan vooraf gegaan. En er is een interessante 2e fase gestart om verder te digitaliseren en de mogelijkheden van het EPD uitgebreider te ontwikkelen.
We spreken met Anneke Visser, organisatorisch manager specialistisch snijdend cluster en lid van de stuurgroep zorginformatie van Noordwest. Nu driekwart jaar later blikt zij met enige afstand terug op de implementatie van HiX. Ze belicht de innovaties voor zorgverleners én patiënt. Vervolgens neemt ze u van daaruit mee naar de boeiende fase 2.

Werkprocessen geüniformeerd
“Noordwest Ziekenhuisgroep is ontstaan uit de fusie tussen het voormalige Medisch Centrum Alkmaar en het Gemini Ziekenhuis. Beide ziekenhuisinformatiesystemen sloten niet goed op elkaar aan. Efficiency stond voorop bij de implementatie van het nieuwe EPD, HiX van ChipSoft. Samen met een betrouwbare borging van de locatie-gebonden patiëntgegevens had dit de hoogste prioriteit.” Anneke is duidelijk over de rode draad.
“Daarnaast hebben we de vele werkprocessen geüniformeerd en het geïntegreerd en volledig digitaal werken op de Noordwest locaties ingevoerd. Zo konden we met veel minder applicaties verder, want die zijn nu voor een belangrijk gedeelte ondergebracht in HiX.”

Innovaties voor zorgverlener én patiënt
“Met de implementatie van HiX zijn er direct ook nieuwe en zichtbare innovaties geïmplementeerd. Dit betekent verbeteringen – en tegelijkertijd veranderingen – voor patiënten én zorgverleners. Zo zijn er 18 centrale en 80 decentrale aanmeldzuilen in gebruik genomen voor een soepele procesgang.

Het patiëntenportaal is live gegaan met real-time alle informatie voor patiënten onder handbereik (denk aan definitieve lab-uitslagen en verslaglegging van beelden) zodat ze zelf meer regie kunnen nemen. Omdat tegelijkertijd het nieuwe EPD en de aanmeldzuilen live gingen, heeft Noordwest gekozen voor een zogenaamde soft launch, dus bij de livegang geen actieve campagne richting patiënten. Zo kon de organisatie eerst wennen aan het nieuwe EPD en de ingrijpend veranderde patiëntenlogistiek die de aanmeldzuil met zich meebracht. Zonder intensieve communicatie zitten we nu op ongeveer 800 inlogs per dag. In maart dit jaar zijn we met een campagne gestart. Gelukkig zijn er weinig signalen dat het direct beschikbaar stellen van de medische gegevens en uitslagen aan patiënten tot ongerustheid leidt. Op deze manier voldoen we ook direct aan de VIPP doelstellingen voor informatie-uitwisseling tussen patiënt en professional.

Met het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten van ChipSoft laat Noordwest zien een ambitieuze partner te zijn voor verdere doorontwikkeling. In juni 2018 zijn we direct ook live gegaan met bijvoorbeeld de “dokters app” en CS-behandeling en CS-dialyse.”

Tips die voortvloeien uit de grote impact van de implementatie
“De impact van de implementatie van HiX standaard content was verschillend per vakgroep. Het grootst was de impact over het algemeen bij de zorgpaden. Met een grote organisatie als Noordwest zijn er natuurlijk ook verschillen in leercurves. We hebben een continue zoektocht, ook nu nog, naar het optimaal faciliteren van zorgprofessionals bij eenduidige registratie van gegevens aan de bron.”

“Als we tips mogen geven, dan beginnen we graag met het leidend laten zijn van de eigen medewerkers. Daarmee bedoelen we dat het voorbereiden, bouwen en uitwerken van de inrichting van het nieuwe EPD het allerbeste door de eigen medewerkers kan worden uitgevoerd. Door de brede scope van de implementatie hebben we gekozen voor Agile werkvormen die ruimte geven aan de deskundigheid bij collega’s. Dat is natuurlijk een stevige organisatorische voorinvestering in termen van bemensing, maar verdient zich terug door betrokkenheid en vertrouwen dat medewerkers ervaren.”

“Ook een professioneel samenspel tussen CMIO, CNIO, Raad van Bestuur, stuurgroep, ChipSoft en implementatiepartner D&A werpt vruchten af om de noodzakelijke dingen gedaan te krijgen. In het verlengde daarvan geven we graag het advies om in de regiegroep, naast een medische expertgroep en een verpleegkundige expertgroep, ook een poliklinische expertgroep te organiseren. Dit heeft vooral waarde bij de harmonisatie van processen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de orders.”

“Met de kennis van nu hebben we ook nog een belangrijke tip voor een goede beheerorganisatie. Hoe eerder je het functioneel beheer organiseert, hoe beter. Het duidelijk positioneren van beheer in de organisatie en het vroegtijdig betrokken laten zijn, zorgt voor een natuurlijke overgang naar hun nieuwe rol na de live-gang. Functioneel beheer kan het beste als matrixorganisatie door de organisatorische silo’s heen worden vormgegeven voor een optimaal resultaat.”

Fase 2: optimaliseren, verder digitaliseren en uiteindelijk…
Wat is dan precies fase 2 van de EPD implementatie? En welk doel wordt daarin nagestreefd?
Anneke Visser: “Fase 2 betreft het verder ontwikkelen van de mogelijkheden van HiX. Het gaat daarbij om het uitbreiden van functionaliteiten en het optimaliseren van het gebruik voor zorgverleners en patiënten. De oorspronkelijke implementatiescope was al uitgebreid, maar er is daarna nog zoveel meer te bereiken. We maken daarbij onderscheid tussen doorontwikkeling, optimalisatie en innovatie.”

“Bij de uitbouw van de functionaliteiten en modules van het EPD staat opnieuw een zo optimaal mogelijk proces voor zorgprofessionals en maximale digitale interactie met patiënten centraal. Ook hier wordt de Agile werkmethodiek ingezet. In 9 sprints gaat Noordwest toegroeien naar een continu door ontwikkelende organisatie. Na deze sprints kunnen we zelfstandig de veelheid aan toekomstige medische en digitaliseringsinnovaties omarmen en op een soepele manier implementeren.”

“Per maand worden er doelen gesteld en gaan we aan de slag om werkprocesversnellers te optimaliseren bij vakgroepen en afdelingen. Er is veel aandacht voor het digitaliseren van zorgpaden en het aansluiten van mobiele apps, zoals de verpleegkundige app. We gaan het werkproces voor de zorgverleners en een goede verslaglegging optimaliseren door vervolgstappen te maken met registratie aan de bron. En het is de bedoeling om CS-behandeling uit te bouwen. Met deze module is het mogelijk de planningen voor de patiënt in één keer, op basis van patronen in afsprakensets, voor het hele traject mogelijk te maken.”

Steeds meer onderdelen zorgproces via de digitale snelweg
“Digitale innovaties zoals hospital@home: thuismonitoring, tele- & videoconsulten en bijvoorbeeld de Astma-app zijn ondersteunend in het proces van ziekenhuis verplaatste zorg in de keten of thuissituatie. Door het verplaatsen van zorg naar bijvoorbeeld de patiënt thuis verandert het zorgproces wezenlijk. Als zorg ook via de digitale snelweg plaatsvindt, heeft dit immers grote invloed op de activiteiten in de spreekkamer. Kortom, als lerende organisatie richten we ons op de doorontwikkeling van het EPD in alle facetten om zo de visie (o.a. digitale gastvrijheid) en ambities van Noordwest Ziekenhuisgroep te realiseren.”

Rol van D&A
“D&A past vanaf het prille begin goed bij onze ziekenhuisorganisatie omdat ze diplomatiek meehelpen de verantwoordelijkheid bij onze eigen medewerkers te beleggen. Dat was al bij de selectie, de aanbesteding en in sterke mate bij de noodzakelijke procesharmonisaties als voorbereidingen op het nieuwe EPD. Ze hebben goed passende werkvormen ingebracht en denken ook nu steeds positief, dus in oplossingen in plaats van problemen. We hebben profijt gehad van de objectiviteit, duidelijkheid, structuren en besluitvaardigheid van D&A.”