U bent hier

MCL creëert samen met D&A waardevolle stuurinformatie uit Epic data

Medisch Centrum Leeuwarden

Situatieschets
Het opzetten van een daadkrachtig Business Intelligence platform binnen een zorginstelling is geen sinecure. Hoe ga je om met het combineren van administratieve en klinische gegevens om je bedrijfsvoering te meten en te sturen? Hoe bouw je dashboards waarmee je de bedrijfsvoering eenvoudig kunt visualiseren en interpreteren vanuit verschillende behoeften van gebruikers?

Binnen de apotheek van het MCL is er behoefte aan stuurinformatie over de workload van de apothekersassistenten. Met deze informatie wil het management van de apotheek personeel zo efficiënt mogelijk inzetten en processen optimaal laten verlopen. Met de op dat moment bestaande rapportages werd niet goed inzichtelijk gemaakt waar de verschillende pijnpunten lagen. D&A is gevraagd om te onderzoeken of de benodigde informatie via data uit Epic te halen is.

Aanpak
Om de vraag van het MCL te kunnen beantwoorden is een multidisciplinair team van BI-specialisten, apothekers en Epic applicatie coördinatoren van Willow (de apotheekmodule in Epic) en Cogito (de rapportagetools van Epic) samengesteld.
Gezamenlijk zijn de volgende vragen beantwoord:

  • Kunnen we een dashboard ontwikkelen dat inzicht geeft in de werklast op de apotheek? Welke onderdelen moeten er op het dashboard staan en hoe worden deze getoond?
  • Wanneer worden medicatieorders geplaatst door de verschillende zorgverleners, is dit een doorlopend proces of zijn hier piekmomenten te herkennen.
  • Welke specifieke data-elementen uit Clarity zijn nodig om deze vragen te beantwoorden?
  • Biedt Epic standaard rapportages die voldoen om onze vragen te beantwoorden?

Resultaten
Het gezamenlijk beantwoorden van deze vragen heeft ervoor gezorgd dat de uitkomsten op het ontwikkelde dashboard breed herkend en gedragen worden. De apotheek heeft inzicht gekregen in de verdeling van de werklast. Op basis hiervan is het de bedoeling dat de planning van medewerkers en de volgorde van taken wordt aangepast. Indien mogelijk zal op bepaalde tijden, als de werklast structureel hoger is, meer personeel ingezet worden.

Met hulp van D&A heeft het MCL waardevolle stuurinformatie gecreëerd, die zorgt voor een toename van de gebruikerstevredenheid, versnelling van procesdoorlooptijden en een betere benutting van de Epic investering.

Roelie Louwsma, Manager Zorgapplicatiemanagement: “Bij het MCL zet D&A gecertificeerde consultants in met integrale klinische ervaring en kennis van zorgprocessen. Samen met MCL vertaalt D&A zorginhoudelijke wensen naar een passende Epic-inrichting.”