U bent hier

MCL maakt samen met D&A werk van optimalisatie van Epic

Medisch Centrum Leeuwarden

Situatieschets
Zorgprofessionals zijn voor de kwaliteit van hun werk sterk afhankelijk van een goede registratie en informatievoorziening in Epic. Medisch specialisten ervaren echter vaak dat documentatie van diagnoses meer tijd vraagt. Tegelijkertijd wordt de beheerorganisatie in beslag genomen door het aanpakken van een veelheid aan wensen in combinatie met de release-upgrades van Epic.

Circa een jaar na de livegang van Epic in april 2016  is er bij het MCL grote behoefte om de inrichting van Epic  verder te verbeteren. D&A helpt het MCL met de optimalisatie van functionaliteiten en het gebruik van Epic in de zorgpraktijk.

Aanpak

Om deze uitdagingen aan te pakken, is het MCL samen met D&A aan de slag op diverse fronten: 

  • D&A heeft een herbruikbare beoordelingsmatrix ontwikkeld waarmee Epic releases en/of Nova tickets zijn te prioriteren. De prioriteit wordt bepaald aan de hand van de voor het MCL belangrijke doelstellingen. Met deze aanpak en methodiek wordt duidelijk welke nieuwe functionaliteiten oplossingen bieden voor de specifieke problematiek binnen het MCL.
  • Procesanalyse van zowel zorgprocessen (medicatie, polikliniek) als zorgadministratieve registratie (DBC). Hiervoor zetten wij onder andere process mining in, waarbij het daadwerkelijke proces in kaart wordt gebracht op basis van de data die wordt gelogd in het EPD. Op deze manier worden knelpunten, work-arounds, loops en ongewenste processtappen visueel inzichtelijk gemaakt. Op basis van een gevalideerd functioneel herontwerp worden de procesverbeteringen geïmplementeerd.
  • Optimalisatie van het DBC registratieproces door geïntegreerd zowel de bronregistratie als de zorgadministratie te verbeteren. Door het juist koppelen van de DBC-registratie aan de medische verslaglegging in Epic, worden fouten aan de voorkant voorkomen. Daarbij moet het voor de zorgprofessional makkelijker worden om direct te registreren. Samen met applicatiespecialisten, gebruikersgroepen uit de zorg en de zorgadministratie maken wij een probleemanalyse van het totale proces. Vervolgens begeleiden wij het procesherontwerp, maken we gezamenlijk een functioneel ontwerp en adviseren over  oplossingsmogelijkheden. D&A legt zo de focus op het reduceren van de DBC uitval in combinatie met een correcte inrichting van de registratie. Het resultaat is een ingericht, visueel ondersteund DBC registratieproces dat is afgestemd op de eindgebruikers en het zorgadministratieve proces.
  • D&A is de projectleider voor de eerste Epic upgrade die het MCL uitvoert. We zorgen voor een gestructureerde aanpak, realiseren de benodigde inzet en activiteiten, halen commitment in de organisatie, buigen weerstanden om en bewaken de voortgang.

Voor de nabije toekomst zien we volop mogelijkheden voor verbetering van data-ontsluiting en gegevensuitwisseling met andere zorginstellingen.

Resultaten
Door maximaal gebruik van beschikbare functionaliteiten en optimalisatie van de procesinrichting verbetert de ondersteuning van zorgverleners. We nemen de beheerorganisatie mee in een leer- en verbetertraject om Epic aan te passen aan proceswijzigingen, nieuwe ontwikkelingen in vakgebieden en de Nederlandse praktijk. Zo snijdt het mes aan twee kanten.
Optimalisatie met hulp van D&A biedt het MCL een toename van de gebruikerstevredenheid, versnelt de procesdoorlooptijd en zorgt voor een betere benutting van de Epic investering. Tenslotte plukken het ziekenhuis en de medisch specialisten de vruchten van betere klinische en managementinformatie door discrete verslaglegging.

Roelie Louwsma, Manager Zorgapplicatiemanagement: “Bij het MCL zet D&A gecertificeerde consultants in met integrale klinische ervaring en kennis van zorgprocessen. Samen met MCL vertaalt D&A  zorginhoudelijke wensen naar een passende Epic-inrichting.”