U bent hier

Van strategie tot implementatie van één gezamenlijk Epic EPD

OLVG

D&A was bij het OLVG verantwoordelijk voor het hele traject van strategie tot en met implementatie en succesvolle live-gang van één gezamenlijk EPD van Epic. Het betrof een big-bang implementatie van Epic, gebaseerd op de inrichting van het (voormalige) SLAZ, met een complexe conversie en koppelingen met een zeer divers applicatielandschap. Doel was de inrichting van één gezamenlijk dossier en systeem, zodat zorg en werken op beide locaties wordt ondersteund. D&A medical group was verantwoordelijk voor het programma- en projectmanagement van deze EPD-implementatie. Dit omvangrijke Zorg-ICT traject is mede door de inzet van D&A binnen de gewenste tijd afgerond.

Samen in één EPD
Het betrof een zeer omvangrijke livegang waarbij de gefuseerde zorginstellingen samen werken in een EPD. Françoise Dings, lid Raad van Bestuur OLVG: “Samen, op dezelfde wijze, in één EPD werken, was een van de randvoorwaarden die we hebben gesteld om tot een goede fusie te komen. Wat je ziet is dat het gezamenlijk met beide locaties werken aan de invulling van het nieuwe EPD een enorme impuls heeft gegeven aan de samenwerking tussen de beide locaties. Je ziet dat als mensen elkaar inhoudelijk vinden het begrip en de samenwerking op gang komt.”

Ook Loren Kruseman, implementatiemanager OLVG beaamt dit: “De implementatie van het nieuwe EPD raakt niet alleen de mensen in het systeem waarmee ze werken maar ook in de manier van werken. Het EPD heeft echt gediend om de zorg inhoudelijk te integreren tussen beide locaties. Het was niet alleen een implementatie maar ook een fusieproject waarbij locaties samen aan tafel zijn gegaan om te kijken naar de best mogelijke oplossingen en harmonisatie van zorgprocessen en protocollen. Die veranderingen, en ook de acceptatie daarvan, hebben maar één doel: betere patiëntenzorg. Dat is denk ik wel iets om als ziekenhuis trots op te zijn dat wij dit met z’n allen gedaan hebben.”

Keuze D&A
Dings: “D&A was bij ons al bekend omdat zij een aantal jaar geleden de implementatie bij het toenmalige Sint Lucas Andreas Ziekenhuis (huidige OLVG locatie West) hebben gedaan. We wilden graag de ervaring die we opgedaan hadden in locatie West maar ook de ervaring die D&A daarna heeft opgedaan in andere ziekenhuizen opnieuw binnenhalen. Voor ons is zo’n EPD-implementatie eenmalig, maar voor D&A natuurlijk niet. Zij brengen enorm veel expertise en ervaring vanuit het land mee.”

Soepele samenwerking
Dings: “De samenwerking met D&A voelt niet als werken met een externe partij en is soepel verlopen. Vanuit de Raad van Bestuur en vanuit stuurgroep-perspectief hebben we altijd een grote gezamenlijkheid ervaren in het voor elkaar krijgen van deze megaklus. Dat heb ik als positief ervaren. Hetzelfde commitment, dezelfde drive en dezelfde wens om echt te snappen hoe het specifiek bij ons ziekenhuis zit en daar een oplossing voor te verzinnen. Die resultaat- en oplossingsgerichtheid is heel erg prettig. Dat voelde echt als gezamenlijk optrekken voor mij.” Ook Loren Kruseman heeft dit in zijn dagelijks contact ervaren: “Samen met D&A zijn we één team en hadden we één doel voor ogen: een zo’n goed mogelijk EPD op een zo’n goed mogelijke manier bij beide locaties implementeren.”

Veilig gevoel
Dings: “Het is wel heel prettig om de externe ervaring van D&A in je team te hebben. Daardoor gaan wij niet navelstaren en blijven we niet hangen in onze eigen manieren. We leren van wat op andere plekken al uitgediscussieerd is over wat wel en niet werkt. Het geeft een enorme versnelling als je die expertise kunt binnenhalen en het behoedt je voor heel veel valkuilen die anderen, en wijzelf ook destijds in West, hebben ervaren. Door die ervaring en expertise is de implementatie ook echt anders opgezet. Het voelt heel veilig om te weten dat het eerder gedaan is en dat je je heel goed kunt voorbereiden op zaken waarvan je weet dat die sowieso lastig zijn.”

Toegevoegde waarde
Kruseman: “Epic brengt natuurlijk ook een hele implementatieaanpak met zich mee. Ze hebben een heleboel ervaring hoe hun specifieke systeem het beste past en waarvoor je moet opletten. De kracht is dat we D&A als sturend partner hadden en dat zij breder kijken dan alleen naar Epic. De complexiteit van het samengaan van twee locaties waarbij er al één met Epic werkt en de ander nog niet, zijn echt zaken die D&A kan aandragen. Zij kennen ook de specifieke kenmerken van systemen die gekoppeld moeten worden aan het EPD. Ook daarin zit de toegevoegde waarde van D&A.”

Binnen ambitieuze timing afgerond
Het OLVG had een behoorlijk ambitieuze timing voor de livegang van het EPD. Dings: “Toen de timing vaststond hebben we alles in gang gezet om het binnen dit tijdsbestek te realiseren. Ik denk dat we kunnen stellen dat de introductie van het EPD boven verwachting rustig en goed is verlopen. Ik wil dan ook een ongelofelijk compliment geven aan het team dat aan deze implementatie gewerkt heeft, inclusief D&A. Maar ook aan al die 4.500 mensen die er dagelijks mee moeten werken. Daar ben ik het meest trots op, dat we zo’n aardverschuiving in de manier van werken van zoveel mensen, toch redelijk geruisloos, met positiviteit hebben kunnen realiseren.”