U bent hier

Olifantenpaadjes als waardevolle bron voor effectieve EPD-optimalisatie

Olifantenpaadjes zijn de kortste routes die mensen (en olifanten) kiezen om hun doel te bereiken, ongeacht obstakels en de goede bedoelingen van planologen. Ze ontstaan vaak na een EPD implementatie door wijzigingen in de zorgprocessen.

Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat eindgebruikers olifantenpaadjes creëren om te kunnen omgaan met de door hen ervaren beperkingen in de workflow van het EPD. Of ze ontstaan omdat eindgebruikers beperkte kennis hebben van het systeem en ‘de weg kwijt raken’. Olifantenpaadjes bieden eindgebruikers van een EPD alternatieve oplossingen om het systeem te omzeilen en zodoende alsnog tot het voor hen gewenste resultaat te komen. Dit blijkt uit onderzoek waarop Vincent Blijleven is gepromoveerd (‘A Sociotechnical Perspective on Workarounds Emerging from Electronic Health Record System Usage in an Academic Hospital Setting’). 

Hoewel het op het eerste gezicht voor zorgprofessionals gunstig lijkt, hebben olifantenpaadjes in het EPD vaak negatieve gevolgen voor de veiligheid, kwaliteit en efficiency van zorg.

Daarom is het van belang het probleem achter de olifantenpaadjes op te lossen, zodat ze niet meer nodig zijn. Terwijl EPD-ontwikkelaars olifantenpaadjes dikwijls interpreteren als ongewenst gedrag (omdat ze afwijken van de voorgeschreven manier van werken), kan dit gedrag ook gezien worden als lerend vermogen. De oplossingsrichtingen van eindgebruikers zijn een waardevolle bron van voortschrijdend inzicht waarop continu gekapitaliseerd kan worden om het EPD beter in te richten.

Een gezamenlijke aanpak met eindgebruikers, applicatiespecialisten en overige stakeholders ontbreekt echter vaak. En het is juist deze samenwerking die zorgt voor het realiseren van optimalisatiestappen.

Als D&A zijn wij, door onze diepgaande kennis van zorgprocessen én applicatiebouw, in staat om zowel de verbinding als de vertaalslag te maken tussen de eindgebruiker en de applicatiespecialist van uw EPD. Onze aanpak is erop gericht om met cross-functionele teams waardevolle stappen in de optimalisatie te maken. Met als doel om de olifantenpaadjes te benutten zodat zorgprofessionals minder werkdruk ervaren van een suboptimaal EPD.

D&A biedt een beproefde verbeteraanpak gebaseerd op de scrum-methode. Er worden teams geformeerd van zorgprofessionals als eindgebruikers, applicatiespecialisten en aanvullende rollen zoals een business analist. Daarbij worden door de eindgebruiker de redenen achter de olifantenpaadjes ingebracht.
In een kortcyclisch verbeterproces, binnen een afgebakende tijdsperiode, wordt in een gezamenlijke teaminspanning het werkend resultaat opgeleverd en binnen het EPD beschikbaar gesteld voor alle eindgebruikers.

Het resultaat van deze aanpak is de realisatie van een nauwere afstemming tussen de EPD-gedicteerde worfklow en de gewenste workflow van EPD-gebruikers in de praktijk. Deze nauwere afstemming leidt op haar beurt tot veiligere, kwalitatievere en efficiëntere zorg.
Zo worden olifantenpaadjes benut als verbeterpotentieel voor een hogere gebruikerstevredenheid. Parallel verbetert de kwaliteit van de registraties en kunnen betrouwbare data gebruikt worden voor geavanceerde analyses, gegevensuitwisseling en externe verantwoording. D&A biedt hierbij graag professionele ondersteuning.