U bent hier

Tips bij de overstap naar HiX standaard content

Máxima Medisch Centrum is eind 2017 met succes overgestapt van EZIS op ChipSoft HiX standaard content. Hier ging een voor de hele organisatie zeer intensief maar ook spannend traject van ruim een jaar aan vooraf. Met als finale een voorspoedige livegang zonder al te veel problemen!
Vanuit D&A laten we graag de programmamanagers aan het woord om hun ervaringen en tips te delen.

Een grote verandering voor de organisatie
“Bij de overstap van EZIS zelfbouw naar HiX standaard content ligt onderschatting al snel op de loer.” Programmamanagers Merijn Mulders (MMC) en Suzanne van Bommel (D&A) zijn eensgezind als je ze vraagt wat ze bij het begin van de implementatie het meeste is opgevallen. “We hebben de eerste periode besteed aan het meenemen van alle betrokkenen in het ziekenhuis in deze grote verandering. De overstap van EZIS zelfbouw naar HiX standaard content wordt al snel gezien als een upgrade van het EPD naar een nieuwe, verbeterde versie. Maar het is vele malen ingrijpender: het heeft een stevige impact op processen en de organisatie doorloopt dan ook een complete (her)implementatie. Dat besef is een belangrijke voorwaarde om de implementatie zo samen tot een succes te kunnen maken.”

Bestaande processen en procedures blijven niet hetzelfde
“Bij een herimplementatie leeft al snel de verwachting in de organisatie dat het allemaal wel meevalt en de werkwijze nauwelijks zal veranderen. Ook de hoeveelheid werk voor de realisatie van de koppelingen, benodigde technische infrastructuur en de migratie van data is niet te onderschatten. Daarom hebben we vanaf het begin veel vragen gesteld en collega’s in de organisatie betrokken bij de verandering. Door in gesprekken ook bestaande processen en procedures aan de orde te brengen, ontstond er bij een aantal mensen het begrip dat er nogal wat zou gaan veranderen. Onze ervaring: communiceer helder over de omvang van de verandering en de verwachte impact voor bemensing en inzet. Het kan verhelderend werken om samen met stakeholders, liefst voorafgaand aan een dergelijk traject, andere organisaties te bezoeken die een dergelijk pad al bewandeld hebben. Dat geeft een reëler praktijkbeeld. Eigenlijk zou je naast de uitgevoerde scan op ICT-readiness ook een organisatie readiness scan kunnen uitvoeren, met als doel om in kaart te brengen of de basis op orde is en de organisatie klaar is voor een dergelijk intensief traject.”

Alle aandacht
“Omdat ‘de winkel’ tijdens de verbouwing open blijft, is er weinig tot geen ruimte voor andere projecten of organisatiebrede initiatieven. Alle aandacht, focus en tijd is nodig om de HiX-implementatie goed voor te bereiden en te doorlopen. Dit draagt bij aan een soepele overgang en succesvolle livegang. Het is dan ook verstandig om naast de HiX-implementatie geen andere projecten te hebben lopen of te initiëren als dat enigszins te vermijden is.”

Juiste bemensing
“Bij een organisatieverandering van deze omvang is al snel zo’n 10% van de organisatie in de gehele periode tot en met de livegang actief betrokken. Omdat dit veranderingen zijn die een ziekenhuisorganisatie maar eens in de pakweg 10 jaar meemaakt en medewerkers geen kennis hiervan en ervaring hiermee hebben, is het slim om zowel interne medewerkers als externe inhuur met kennis en ervaring in te zetten. Dit in een goede balans, omdat het van belang is dat de ziekenhuisorganisatie zich eigenaar voelt van de implementatie. Inzet van interne mensen vraagt om een goede voorbereiding en uitleg over de context en benodigd commitment aan het programma, zodat iedereen weet waar hij/zij aan toe is. Uitval van mensen gedurende het programma betekent dat er tussentijds nieuwe mensen ingebracht moeten worden. Dit is nog wel eens een uitdaging omdat het tot tijdverlies leidt en niet altijd de gewenste kwaliteit kan worden gevonden. De samenwerking met externen, die zo’n groot traject al vaker hebben doorlopen, maakt uitwisseling van de noodzakelijke kennis en ervaring mogelijk om de overgang soepel te laten verlopen.”

Processen, processen, processen
“Met de implementatie van HiX standaard content moeten ook de bestaande processen opnieuw onder de loep worden genomen. Voor een optimaal resultaat moeten de processen goed gaan aansluiten op de standaard content en vaak betekent dit veranderen. Het start met het zelf doorlopen van het eigen proces. Dit is pas goed mogelijk als betrokkenen ook enige kennis hebben van de HiX standaard content. Betrokken eindgebruikers zijn bezig met vragen als: wie is verantwoordelijk voor een bepaalde activiteit, wie klikt op welk moment op de button, en wat gebeurt er dan? Daarbij is het belangrijk om goede afspraken te maken binnen de organisatie over mandatering, opvolging en eigenaarschap.”

Tenslotte
Tenslotte volgt nog een belangrijke tip waarmee volgens Merijn en Suzanne andere ziekenhuizen bij een overstap naar HiX standaard content hun voordeel kunnen doen: “de impact op de beheerorganisatie is heel groot. HiX standaard content vraagt een wezenlijk andere inrichting en invulling van beheer. Dit geldt voor beheerprocessen maar ook voor skills en expertise van medewerkers. Na de implementatie van standaard content heeft het, vanwege de beheersbaarheid van het systeem, grote voordelen om niet of in ieder geval zo min mogelijk van de standaard content af te wijken. De inrichting van de beheerorganisatie en benodigde processen en procedures, waaronder een uitgebreid testprotocol, heldere richtlijnen over wat wel en niet aangepast kan worden in eigen beheer en communicatielijnen met de organisatie, zijn van wezenlijk belang om de organisatie te stabiliseren na ingebruikname van HiX.”

Uitnodiging
Dit interview is een voorproefje van onze D&A themabijeenkomst op dinsdagmiddag 19 juni 2018 (meer informatie).
Deze themabijeenkomst is bedoeld voor ziekenhuizen die de transitie naar HiX standaard content willen maken of breed geïnformeerd willen worden over alle relevante aspecten van implementatie van standaard content.
Een ervaren EPD-programmamanager en een CMIO zullen de relevante onderwerpen belichten. Vanuit D&A zullen twee consultants, die bekend zijn met de overgang naar HiX standaard content, presenteren welke stappen tot het gewenste resultaat leiden vanuit kennis van de zorgprocessen.

Lees ook ons compacte leaflet hoe D&A kan helpen bij de overgang naar HiX standaard content: